قادة العمل عن بُعد

مدخل:

كشفت دراسة أجراها معهد إدارة المشاريع أن 90% من فرق العمل أصبحت تضم شخصًا أو أكثر يعلمون من مواقع بعيدة عن مديريهم وأعضاء الفريق، وأن 80% من المديرين يشرفون الآن على موظفين في مواقع بعيدة. هذا الواقع الجديد يجعل قادة العمل عن بُعد يحتاجون إلى استخدام أدوات متنوعة ومختلفة التي تضمن سلاسة العمل وكفاءة الأداء، وفي هذا الدليل يقدم (Wayne Turmel) و(Kevin Eikenberry) مجموعة تتضمن 19 من القواعد التي تُساعد في تحقيق هذه الغايات.

العناوين:

• القاعدة الأساسية في العمل عن بُعد هي أن "القيادة أكثر أهمية من الموقع".

• مبادئ القيادة لا تتغير لكن تختلف التقنيات.

• يجب على الجميع البحث بشكل منتظم عن ردود فعل موضوعية.

• يجب ألا تؤثر مواقع العمال على ثبات السلوك البشري.

 

التفاصيل:

القاعدة الأساسية للقيادة عن بُعد هي أن القيادة دائمًا أكثر أهمية من الموقع.

عندما سُئل علماء الصواريخ في وكالة الفضاء الأمريكية (ناسا)، عن الأمر الأكثر تعقيداً "علم الصواريخ أم قيادتها؟" أكَّد المخضرمون أصحاب الخبرة في الوكالة أن القيادة أمر بالغ الأهمية، موضحين أن إطلاق الصاروخ يتطلب حسابات وأرقام دقيقة تنفَّذ بحرص في كل صاروخ متجه نحو الفضاء؛ لكن لكي تشعر بالثقة لا بد من قائد قادر على إكمال المهمة بذات الدقة.

 

"من السهل تجاهل تحديات مكان العمل اليوم، وخاصة تأثير المسافة والتواصل الذي تدعمه التقنية، والتركيز فقط على ما يجعل القادة دائمًا فاعلين."

 

 

لك أن تعلم أن قيادة الأشخاص أمر صعب حتى لو كنت أنت وفريقك في نفس المكان، ويصبح أكثر تعقيدًا عندما تتباعد المواقع بين أعضاء الفريق، لذا ينبغي أن تتوفر في القيادة عوامل الرؤية والتأثير والتوجيه والتطوير، لتكون قادرة على توجيه دفة العمل من خلال الموظفين الموجودين في المكاتب وأولئك العاملين عن بُعد.

 

هذه المبادئ الخمسة يمكن أن تساعدك القيام بدورك في قيادة فريق عمل عن بُعد هي:

1. ضع القيادة أولاً والموقع ثانيًا:

مع تطور الإنترنت والبريد الإلكتروني وظهور العاملين عن بُعد، أصبحت القيادة عن بُعد حقيقة ثابتة ومتزايدة في عالم الأعمال، ومع ذلك تشير دراسة استقصائية أجريت عام 2017 على 225 مديرًا يشرفون على موظفين محليين وعاملين عن بُعد، إلا أن بعضهم يشعر بالقلق بشأن ما يفعله العاملون عن بُعد خلال أيام عملهم، لكن في الواقع يتعيَّن على هؤلاء أن يصرفوا انتباههم إلى الأشخاص الذين يقودونهم، وصرف النظر عن المواقع التي يعملون منها.

 

2. "القيادة عن بُعد تعني القيادة بشكل مختلف:

مهارات التواصل الشخصي في العمل عن بُعد تبدو غير مهمة، فقد تكون رائعًا في الحديث والاستماع وقراءة لغة الجسد، لكن هذه الأمور ليست ذات أهمية عندما تكون موجودًا في مكان وموظفيك في مكان آخر، لذا الأهم هنا هو تعلم التواصل بدقة ووضوح عبر البريد الإلكتروني أو الدردشة الفورية، وكيفية إدارة الاجتماعات عبر الإنترنت.

 

3. انتبه إلى استراتيجيات التعامل مع الآخرين:

يجب أن تضع في اعتبارك أن وجود العاملين في مواقع مختلفة يؤثر في علاقتهم ببعضهم بشكل أو آخر، فالتفاعل من على البُعد لا بد وأن يجعل أعضاء الفريق يشعرون بنقص إيماءات الوجه وخفايا درجات الصوت. وهذا لا يعني بالنسبة لك كقائد للفريق أن مبادئ القيادة الأساسية قد تغيَّرت، بل عليك أن تدرك أنك تتولى مسؤولية معقَّدة بدون سلطة عملية كافية، والحل هو تطوير علاقات عمل متينة، وتعمل على تنمية وضمان استدامة العلاقات الإيجابية في العالم الافتراضي.

 

4. استخدم التقنية كأداة:

احرص على عدم الوقوع في مصيدة الإجهاد، فهو أمر شائع عند قادة العمل عن بُعد، ويمكن تفاديه من خلال استخدام مسارات تتضمن أدوات القيادة والإدارة التي تمكَّنك من إنشاء العلاقات ومتابعة التعليم الذاتي المستمر وآليات الامتثال للمتابعة والمساءلة، إضافة إلى استيعاب التقنية المتاحة واستغلالها، ولا تنسَ هنا استخدام الأدوات التقنية بتوازن وانسجام.

 

5. اتبع "النموذج الثلاثي للقيادة 3 O's:

يتمثَّل هذا النموذج في استخدام:

• "النتائج"(Outcomes) حيث تقوم بتوجيه الأشخاص إلى أهداف محدَّدة.

• "الآخرون"(Others) حيث يصبح الآخرون أدواتك الأساسية.

• "أنفسنا"(Ourselves) حيث لا يتم أي عمل، سواء كان جيدًا أو سيئًا، بدونك. 

القادة الحكماء يعطون الأولوية للنتائج وللأشخاص الآخرين:

كقائد، عليك التعامل مع الشؤون المالية والخطط والعمليات والمبيعات، لكن كل ذلك لا يعني شيئًا أمام أهمية موظفيك لأن التركيز عليهم يخلق الثقة ويحافظ عليها، ويعزِّز العلاقات، ويزيد من تأثيرك ويبني التزامهم،

 

لذلك ننصحك بالقواعد الخمس التالية لتضعها في الاعتبار في العمل مع الموظفين عن بُعد:

1. يجب تحديد العديد من الأهداف:

قم بإيصال أهدافك وأهداف الفريق للعاملين عن بُعد بوضوح، ولا تفترض أبدًا أن موظفيك البعيدين قادرين على استيعاب هذه الأهداف بدون اجتهاد منك، ولك أن تعلم أن العاملين عن بُعد ربما يميلون إلى التركيز على أهدافهم الخاصة، لذلك امنحهم السياق الموضوعي لتطوير طريقة تحفظ التوازن بين أهدافهم وأهداف الفريق، لذا تأكد من أن أهدافك التنظيمية وتوقعاتك واضحة، وحمِّل الموظفين مسؤولية تحقيقها.

 

2. التركيز على تحقيق الأهداف:

العديد من كتب الأعمال تكشف لك كيفية تحديد الأهداف، لكن القليل منها يعلمك كيفية تحقيقها، وهنا تتضح فائدة وضع أهداف قابلة للقياس (بالأرقام والنسب المئوية)، لذلك يجب أن تحدِّد عدد المكونات التي يتضمنها كل هدف، وكم من الوقت سيحتاجه العمال لتحقيق كل هدف والمقاييس التي ستطبقها، مع ربط تحديد الأهداف بشكل وثيق مع تخطيط الأهداف.

 

3. قم بتدريب فريقك بشكل فعَّال أينما كانوا:

يجب أن يكون تفاعلك عن بُعد مع العاملين من خلال محادثات حقيقية ثنائية الاتجاه، فأنت لا تدرِّب إذا كنت تتحدث على الدوام؛ يجب أن تستمع أيضًا، ويجب أن يكون التدريب بشكل متكرِّر من خلال تقديم الملاحظات بانتظام.

 

4. تواصل بطرق تحدث تأثيرًا أفضل مع الآخرين:

قم بتخصيص وتواصلك مع العاملين عن بُعد وفقًا لأسلوب عمل كل فرد على حدة، واكتشف ما يفضله ويحتاجه ويناسب شخصيته، فلا تفرض أسلوبًا واحدًا على الجميع عند التفاعل أو التواصل أو الإدارة، وذلك لأن العاملون عن بُعد يختلفون عن بعضهم البعض، فقد يرغب أحد العاملين عن بُعد في قيام رئيسه بتسجيل الدخول بشكل مُنتظم، وفي المقابل وقد يرى آخر أن عمليات تسجيل الدخول الروتينية هي بمثابة إدارة لصيقة. 

 

5. حاول أن تفهم وجهة نظر العاملين لديك:

لا تهتم فقط بما يفعله العاملون عن بُعد. ضع اعتبارًا لما يدور في أذهانهم، ولا تلجأ إلى الضغط عليهم من أجل تنفيذ المهام أو معرفة طريقة العمل، وفي نفس الوقت لا تسمح لهم بالتلاعب، لذلك أنت بحاجة إلى استيعاب كيفية تفاعل الأشخاص مع المؤسسة ودورهم وتأثيرهم، واختيار آلية مثالية لإيصال المعلومات وربط العلاقات مع أعضاء فريق العمل، ومن المهم عدم إسقاط سياسات إدارة المكتب على العاملين عن بُعد، وساعدهم في معرفة أفضل طريقة لإنجاح العمل الجماعي، وأكِّد لهم على الدوام أنهم جزء مهم من رؤية الشركة وخططها.

ويعتبر تقييم قوة الدفع النفسي للعامل عن بُعد، من العوامل المهمة، يمكنك استخدام هذه الأدوات (DISC) أو (Myers-Briggs) أو (Insights) أو (Strengths-Finder) أو أي أدوات أخرى، فقط تجنَّب التخمين في التعامل مع موظفيك، وربما الطريقة الأسهل هي أن تسألهم مباشرة عن أسلوب الإدارة والتواصل الذي يفضلونه.

 

"عند العمل عن بُعد، تأخذ الكلمة المكتوبة أهمية أكبر بكثير، وتعتبر النصوص والتقارير والرسائل الإلكترونية هي الطريقة المُثلى للحصول على معلومات من أشخاص خارج دوام العمل عندما تكون أنت في العمل.".

 

بالرغم من أن القادة لا يعرفون عادة ما يفعله العاملين عن بُعد في كل يوم أو كل أسبوع، كما هو الحال بالنسبة للعمال بالمكاتب، إلا أنه في الغالب يكون العاملون عن بُعد أكثر إنتاجية، لذلك يجب على القادة والعاملين البحث بشكل منتظم عن الملاحظات وتدوينها بشكل موضوعي،

 

القواعد الخمس التالية مهمة للقادة لإدارة الموظفين عن بُعد:

1. بناء الثقة عن بُعد لا يأتي بالصدفة:

لا تشغل ذهنك بالتفكير حول ما يفعله موظفوك الذين لا تراهم، فالأهم هو المحافظة على أهداف مشتركة، وذلك بإيجاد وسائل اتصال مرنة والتقليل من صراعات العمل، ومن ثم بناء الثقة من خلال تفويض الموظفين بشكل علني وتحفيز المنافسة الإيجابية بين العاملين في المكاتب والعاملين عن بُعد، وهذه الميزة يمكنك اكتسابها من خلال التخطيط للاجتماعات.

 

2. حدِّد أدوات الاتصال الأكثر فاعلية:

تقع على عاتقك مسؤولية معرفة الأدوات المتاحة وكيفية استخدامها، وأي منها يناسب طبيعة مهامك، لذلك تعرَّف على مزايا وعيوب أدواتك حتى تتمكَّن من توزيعها على نحو فعَّال، ولا تنسَ أن العمل عن بُعد يعتمد على الاتصالات عالية الجودة، لذلك ابحث عن أفضل الأدوات لكل غرض من أغراض التواصل.

 

3. احصل على أكبر سعة من كل أداة:

كُن على اطلاع على أحدث التقنيات، فالتقنية تتطوَّر مع مرور الوقت، ويشمل ذلك أحدث خدمات الفيديو والدردشة المرئية المتقدمة؛ وكاميرات شبكة الانترنت؛ أدوات الاجتماعات عبر الانترنت؛ أدوات الرسائل النصية والمراسلة الفورية؛ وأدوات تخزين الملفات مثل (Share Point) و(Google Docs) و(Base camp).

 

4. البحث عن ردود الفعل:

يحتاج كل قائد إلى ردود فعل موضوعية وغير مُنحازة، لذلك ابحث عن الأشخاص الصادقين الذين يمكنك الاعتماد عليهم، ويمكنك الاستعانة باستشاريين خارجيين في تقييم جودة أداء العاملين من خلال استبيانات أداء الموظفين، واترك للخبراء مهمة تحليل البيانات والتفاعلات.

 

5. اختبر معتقداتك وتحدَّث مع نفسك:

في روما القديمة، كان (Auriga) هو الشخص الذي يقف مباشرة خلف الإمبراطور الذي يحظى بحب الجمهور في الحفلات والمناسبات، وكان (Auriga) يكتفي بالهمس في أذن الإمبراطور قائلا: "تذكَّر أنك مجرد رجل" وهي رسالة متواضعة تهدف إلى إبقاء الإمبراطور ثابتًا عندما يواجه حشودًا معجبة.

هذه الرسالة نفسها تنطبق عليك في قيادة فريق العمل عن بُعد، فأنت بحاجة لأن تحافظ على حديث إيجابي مع نفسك، وأن تضع في الاعتبار أن فريقك يتطلب في كثير من الأحيان بروتوكولات وقوائم ونماذج أكثر دقَّة حتى يُسهل على أعضاء الفريق البعيدين تصوُّر أهدافهم الكلية.

 

"باعتبارك قائدًا لفرق العمل عن بُعد، تأكَّد من أن أعضاء فريقك البعيدين مرتبطون أيضًا بأدوار وأهداف أعضاء فريق آخرين"

 

السلوك البشري يبقى دون تغيير بغض النظر عن مواقع العمال

تأكَّد من أن العاملين عن بُعد يعرفون أنك تُولي اهتمامًا وثيقًا بهم وبأدائهم، لذلك حاول دائمًا الاعتراف بأهميتهم وقدم لهم الإشادة علنًا بالتقدم الذي يحرزونه، لذا احرص على اتِّباع هذه القواعد الأربع للإدارة عن بُعد هي:

1. تقبَّل أنك لا تستطيع أن تفعل كل شيء

باعتبارك القائد فكل المسؤوليات تقع على عاتقك، المؤسسة والفريق والعملاء، بجانب مسؤوليتك تجاه نفسك وعائلتك، لذلك تقبَّل فكرة أنك لا تستطيع فعل كل شيء بمفردك حتى تنجح في الموازنة بين حياتك المهنية والشخصية، واحذر أن تتصرف كما لو أنك أحد أصول المؤسسة التي لا يمكن الاستغناء عنها. قُم بتنظيم المهام والأهداف والجداول الزمنية بما يمكِّن الفريق من الاستمرار في العمل حتى في غيابك. أسأل نفسك: "إذا تعرضت إلى حادث سير غدًا، كيف سيعمل فريقي؟" وتقبَّل الإجابة وتذكَّر أنك إذا لم تهتم بنفسك فلن تهتم بعملك.

 

2. وازن بين أولوياتك

اجعل اختياراتك ذكية لقضاء وقتك المحدود والثمين. ضع في اعتبارك أن "إدارة الوقت هي في الواقع إدارة الاختيارات" والاختيارات تشمل متطلباتك المهنية والشخصية، لذلك خصص وقتًا للرياضة والأسرة والأصدقاء، وتطوير الذات والقراءة، والمشاركة المجتمعية.

 

3. خطط لتجهيز قيادات العمل عن بُعد:

عند تصميم برنامج القيادة عن بُعد الخاص بك، ضع في اعتبارك الخطط المستقبلية لمؤسستك، والصفات والخصائص التي تريد أن يتمتع بها قادة العمل عن بُعد في المستقبل، ويجب ألا تغفل تدريب القادة لتمكنهم من دعم مؤسستك، بجانب بتنظيم أنشطة التطوير المهني الخاصة بك.

 

4. عندما يفشل كل شيء آخر، تذكر القاعدة الأساسية:

           لا تنسى أبدًا قاعدة العمل عن بُعد الأساسية: “فكِّر في القيادة أولاً، والموقع ثانيًا".

 

"أهم أساسيات التدريب تتمثَّل في وجود أهداف واضحة، وبناء العلاقات، مع التشجيع والتصحيح، ولا تتغيَّر هذه الأساسيات سواء كنت مع الفريق في نفس الغرفة أو في محيط منفصل".

 

عن المؤلفين:

(Kevin Eikenberry) هو المسؤول الرئيسي عن الإمكانات في مجموعة (Kevin Eikenberry)

و(Wayne Turmel) هو أحد مؤسسي معهد القيادة عن بُعد.