إعادة صياغة العمل

مدخل:

يؤكد (David Heinemeier Hansson) و (Jason F ried) مؤسسا شركة البرمجيات (Signals37)، أن المستقبل هو حليف "العمل عن بُعد" الذي يقوم به الموظفون من المنزل، ويصوران المكاتب على أنها "مصانع مزعجة" مليئة بالمُلهيات التي تكبت الإبداع وتعرقل الإنتاجية، وأن الموظفين عن بُعد أكثر سعادة وتشبعًا، فعندما لا يكون لديك أشخاص يتنقلون إلى مكتبك، يمكنك الوصول إلى مجموعة عالمية من المواهب، لذلك هما يقدمان نصائح عملية موجزة حول تزويد فرق العمل عن بُعد بأدوات العمل المطلوبة وطرق استخدامها، ويخصَّان بهذه النصائح المديرين الذين يعتريهم الفضول بشأن التعامل مع موظفي العمل عن بُعد، والشركات الناشئة والمهنيين الذين يفكرون في العمل عن بُعد.

 

العناوين:
 

• العمل عن بُعد يحسِّن حياة الموظفين ويوفِّر أموال الشركات، ويمنح وصولًا مؤكَّدًا إلى مجموعة عالمية من المواهب.
• المكاتب هي "مصانع مزعجة" تعيق إنتاجية العمال.
• اسمح لموظَفيك بالعمل عن بُعد بضعة أيام في الأسبوع.
• أهمية التداخل بين الموظفين عن بُعد والموظفين بالمكاتب.
• أبقِ خطوط الاتصال مفتوحة باستخدام رسائل البريد الإلكتروني والرسائل الفورية والدردشة.
• تواصل مع العاملين عن بُعد بانتظام عبر الهاتف وحدِّد موعدًا لاجتماعات الفريق كل بضعة أشهر.
• لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية، يجب على العاملين عن بُعد إنشاء برنامج عمل ثابت.
• من المرجح أن يعمل العُمال عن بُعد أكثر من اللازم مما يعرضهم لخطر الإرهاق.
• أرسِ ثقافة "منطقية للتطلعات" بشأن العاملين المتفرقين.

 

التفاصيل

 

نهاية العمل من المكتب
العمل عن بُعد هو مستقبل الوظائف، ويبدو أن هذا المستقبل قد حان وقته، حيث نجد أن آلاف الشركات العملاقة مثل (AT&T) وحتى شركات البرمجيات الصغيرة، استغنت فعليًا عن جزء من قوتها العاملة بالمكاتب من الساعة 9 إلى 5 وبين عامي 2005 - 2011 ارتفع عدد العاملين عن بُعد في الولايات المتحدة بنسبة 73% ليصل عددهم الإجمالي إلى "ثلاثة ملايين عامل".
تم اكتشاف العمل عن بُعد كرد فعل على عيوب المكتب التقليدي بعد أن أصبح بمثابة "مصنع مزعج" يعيق الإنتاجية، فهو يقسِّم يومك إلى أجزاء "15 دقيقة لهذه المكالمة الجماعية، و30 دقيقة لهذا الاجتماع" وعدد لا يُحصى من الوقت المستقطع للإجابة على أسئلة المديرين وزملاء العمل. نادرًا ما يحصل الموظف على ما يكفي من الوقت المتواصل وصولًا إلى دائرة إنتاجه الفعلية، أمَّا العامل عن بُعد فإنه يعمل على المدة التي يحتاجها دون انقطاع وبتناغم مع إيقاعه الخاص، وفي أي وقت من اليوم ليؤدي أفضل الأعمال، فهو يختار البيئة التي تزيد إنتاجه (المنزل، المكتبة عامة، أو طاولة في مقهى).

 

"في غضون 30 عامًا، ومع التقدم التقني المتنامي، سينظر الناس إلى الوراء ويتساءلون عن سبب وجود المكاتب من أساسه."

 

"لقد اكتشف الملايين من العمال وآلاف الشركات بالفعل متعة وفوائد العمل عن بُعد."

 

عندما تتوقف عن التنقل اليومي بالتحرُّر من المكتب تتحسن نوعية حياتك، وسيكون لديك قدر أقل من التوتر، والمزيد من الوقت الذي تقضيه مع عائلتك أو متابعة اهتمامات أخرى، إذ ليس عليك البقاء في مكان واحد طالما أنك تحافظ على اتصالك بالإنترنت.
عندما تنتقل شركتك إلى مكان افتراضي بعيد، فإنها توفِّر قيمة إيجار المرافق وتستطيع توظيف الأشخاص الأكثر موهبة، بغض النظر عمَّا إذا كانوا في نفس الشارع أو في الجانب الآخر من العالم، مع الاحتفاظ بالموظفين المميزين لفترة أطول، فقد لا تعلم أن الموظف قد يستقيل لأسباب مختلفة لا علاقة لها بوظائفهم؛ مثل الانتقال للزواج أو لأن زوجته وجدت منصبًا رائعًا، إلا أنه في حال العمل عن بُعد يمكن لموظفك المميَّز الاستمرار في العمل.
أخيرًا، ستجعل عملك محميًّا من الكوارث، إذ يمكن للعاملين عن بُعد في مناطق مختلفة الاستمرار حتى في حالة حدوث عاصفة ثلجية أو انقطاع التيار الكهربائي، أو أي أسباب أخرى تؤدي إلى إغلاق مكتبك.

 

الاعتراضات التقليدية
وبالنظر إلى تلك المزايا ستندهش لأن العمل عن بُعد لم ينتشر في العالم بالمعدل المتوقع، لأنه ما زال هناك بعض المديرون يقاومون هذا التحول انطلاقًا من مفاهيم تقليدية أكثرها شيوعًا ما يلي:

 

• تحفيز الإبداع يتطلَّب التفاعل وجهًا لوجه:

وهو ما يعتقده أنصار العمل التقليدي، غير أن العصف الذهني الشخصي يمكن أن ينتج أفكارًا ابتكارية، بجانب أن خلق أفكار جديدة لا يشكِّل الجزء الأكبر من عمل الشركة، وحتى إذا كنت تعقد اجتماعات متكرِّرة، فإنك تنتج وفرة من الأفكار التي لا تملك الوقت لتنفيذها، لكن الاجتماع بضع مرات في السنة يولِّد ما يكفي من الأفكار لإبقاء موظفيك مشغولين.

 

• التواجد معًا يعزِّز العمل الجماعي:

يرى المتمسكون بالدوام المكتبي أنه عندما يجتمع أعضاء الفريق بكاملهم، فإنهم يناقشون الاهتمامات المشتركة ويبذلون المشورة لبعضهم البعض، إلا أن هذه الميزة أصبحت متاحة باستخدام التقنية، إذا يمكنك طرح الأسئلة والحصول على المشورة عبر البريد الإلكتروني أو غيره، بل ويمكنك تشجيع الترابط بين الفريق من خلال غرف الدردشة التي تمكِّن الموظفين من مناقشة موضوعات غير متعلَّقة بالعمل.

 

• سوف يتراخى الناس إذا لم يراقبهم المديرون:

من مزايا العمل عن بُعد تعزيز الثقة في الموظفين، فكلما أظهرت ثقتك كلما زاد عملهم وإنتاجهم؛ وفي الواقع فإن العاملين عن بُعد هم أكثر عرضة للإرهاق في العمل مما يعرضهم لخطر الجهد الزائد، لذلك يحتاج المديرون إلى وضع " ثقافة معقولة للتطلُّعات" للعاملين عن بُعد، وهذا يعني عادة 40 ساعة في الأسبوع، مع العمل الإضافي في بعض الأحيان للوفاء بالمواعيد النهائية لتسليم الأعمال.

 

• ليس من العدل السماح لبعض الموظفين فقط بالعمل عن بُعد:

يعتقد بعض المديرون أن السماح لبعض الموظفين من العمل عن بُعد سيكون غير عادل عند مقارنتهم بالذين يعملون بدوام كامل في المكتب، وهي مقارنة غير واقعية عند الوضع في الاعتبار طبيعة كل وظيفة ودور كل موظف، فعلى سبيل المثال، يحتاج موظفو الشحن إلى العمل في المستودع، فيما تتطلب مهمة موظفي خدمة العملاء أن يكونوا متاحين على مدار الساعة.

 

• سيكون أقل أمنًا:

يتبادر إلى أذهان البعض أن العمل عن بُعد قد يهدِّد سرية المعلومات والبيانات، وفي الحقيقة هذا التحدي موجود حتى في حالة الدوام من المكتب، فطالما تستدعي طبيعة عملك استخدام أجهزة الكمبيوتر فبياناتك ليست في مأمن من الاختراق، لكن يمكنك تأمين الجميع باستخدام "بروتوكولات الأمان" التي تجعل العمل عبر الإنترنت آمنًا، مثل الشبكات الخاصة والتشفير وكلمات المرور.

 

توظيف العمال عن بُعد
ربما يكون تعيين عُمال عن بُعد طريقك للوصول إلى مجموعة عالمية من المواهب والمبدعين، ومن خلالهم يمكن أن تحظى بمكانة مميَّزة في الأسواق العالمية، فالعُمال الأجانب لديهم معلومات حول ثقافاتهم التي يصعب الوصول إليها، ويؤكد مصمِّم الويب (Alex Carabi) أن وجود فريق عالمي يجعل الشركة أكثر جاذبية للعملاء.

 

إليك هنا بعض النصائح لاختيار أفضل العاملين عن بُعد لشركتك:

 

• لا تتجاهل الشخصية:

يظل العنصر البشري مهمًا حتى عندما لا نعمل في نفس المساحة المكانية، لذلك يُعد التحفيز وتعزيز الإيجابية أحد أهم التحديات التي تواجه الإشراف على العمال عن بُعد، لذا املأ فريقك بأشخاص متفائلين، وراقب الاتصالات بحثًا عن خلاف محتمل أو تنازع.

 

• تجنَّب الحيل:

لست مضطرًا لجعل المرشحين للتوظيف يقومون بحل ألغاز أو مسائل رياضية، فأنت تستطيع أن تحكم على كفاءتهم من خلال نماذج أعمالهم السابقة، أو تقديم مشروع اختبار مدفوع الأجر بالنسبة للوظائف التي تبدو أن متطلباتها غير محدَّدة نوعًا ما، مثل خدمة العملاء حيث الاختبار المثالي هو اختيار مشكلة واقعية مستمدة من أسئلة العملاء.

 

• ابحث عن كُتَّاب ماهرين:

يجب أن يتمتع العاملون عن بُعد بمهارات كتابية جيدة، نسبةً لأن معظم الاتصالات تتم عبر البريد الإلكتروني أو الدردشة أو في جلسات المناقشة.

 

• قابل المرشحين وجهًا لوجه:

لا بد من اجتماع شخصي مع المرشح قبل اتخاذ قرار التوظيف النهائي، حتى تستطيع تكوين فكرة مُتكاملة عن شخصية المرشح ومدى ملاءمته للوظيفة وأهداف شركتك؛ يمكن أن تدعوه إلى غداء غير رسمي يضم فريق الشركة.

 

برامج العمل عن بُعد
إذا كنت قد بدأت العمل عن بُعد في وقت مبكر من عُمر شركتك، فستعتبر ثقافة القوى العاملة الموزَّعة أمرًا مفروغًا منه، أمَّا إذا كنت تفكر في الانتقال بعملك التجاري إلى المجال الافتراضي، يمكنك أن تبدأ بالسماح لبعض موظفيك المحليِّين بالعمل عن بُعد بضعة أيام في الأسبوع، فقط احرص على استيفاء بعض المتطلبات التي منها:

 

توفير التقنية اللازمة:
وأهمها بطبيعة الحال البريد الإلكتروني، وأدوات الدردشة، والمراسلة الفورية، وخدمة مشاركة الملفات، وبرامج الجدولة والمراقبة، كلها تجعل التعاون أسهل، وبشكل خاص اهتم ببرامج مشاركة الشاشة، مثل (Join.me) و(GoTo Meeting) و(WebEx) فهي تتيح لأعضاء الفريق مشاركة النصوص والصور والتصاميم والوثائق واستعراضها على شاشاتهم الخاصة.

 

"إن الاجتماعات والمديرين هي في الواقع أكبر أسباب عدم إنجاز العمل في المكتب."

 

ترتيب ساعات العمل:
من الأفضل أن تتداخل ساعات عمل موظفيك عن بُعد مع ساعات عمل موظفيك المحليين لأربع ساعات على الأقل يوميًا، وقد يتطلب الأمر بعض المرونة إذا كان لديك موظفين من مناطق زمنية مختلفة، بحكم أن العديد من العاملين عن بُعد يفضلون العمل في مناوبات خارج النطاق الزمني بين 9 صباحا وحتى 5 مساء.

 

إدارة القوى العاملة الموزَّعة:
عندما تدير العاملين عن بُعد، تجنَّب أن تتقمَّص دور "جليسة الأطفال" وتنشغل بمراقبة فترات الراحة التي يأخذها الموظفون أو الوقت الذي يقضونه على موقع يوتيوب، وبدلًا من ذلك اعمل على تحفيز أعضاء الفريق، وتوفير الأدوات التي يحتاجونها؛ وعند مراجعة الأداء، قيِّم الموظفين بناءً على عملهم، وليس على عادات عملهم.

 

"إن التواصل البشري أكثر أهمية عند توظيف العاملين عن بُعد لأنه يجب أن يكون التواصل أقوى لتعويض بُعد المسافة."

 

المساواة في العمل المختلط الهجين:
اجعل هدفك الإداري الأول هو أن تجعل العاملين عن بُعد يشعرون بالمساواة مع موظفي المكاتب، فمن السهل أن يشعر هؤلاء بأنهم "مواطنون من الدرجة الثانية". يمكن تلافي هذا الشعور بإجراءات بسيطة مثل التأكُّد من وصول الجميع إلى نفس المعلومات والبرامج وأنظمة الاتصال والتطبيقات، وأنهم متساوون في الاطِّلاع على التطورات والمتغيرات. أيضًا يمكن إنشاء سلسلة نقاش مُستمرة يتحدَّث فيها أعضاء الفريق الداخليين والبعيدين عن مشاريعهم وتقدُّمهم، ومن المهم أن تجعل المديرين التنفيذيين يعملون عن بُعد بضعة أيام في الأسبوع كي يتمكنوا من فهم أسلوب حياة العاملين عن بُعد بشكل أفضل.

 

"إن السماح للأشخاص بالعمل عن بُعد يعني تعزيز نوعية الحياة، والوصول إلى أفضل الأشخاص أينما كانوا."

 

سرعة القرار في العمل عن بُعد:
مكِّن الموظفين لديك من اتخاذ القرارات بأنفسهم، وتذكَّر أنهم بحاجة إلى معرفة أنهم لن يواجهوا العقوبات بسبب الأخطاء، لأن الزمن يُعتبر من العوامل الحاسمة في العمل عن بُعد وكلما كان موظفوك في حاجة مستمرة إلى أذونات أو صلاحيات، فهذا يعني أنهم سيحققون تقدمًا أبطأ.
من أهم عوامل تمكين الموظفين عدم المبالغة في الاجتماعات، فهي من مسببات التشتت الرئيسية، على سبيل المثال إذا قمت باستدعاء خمسة موظفين لحضور اجتماع لمدة ساعة، فقد خسرت خمس ساعات من الإنتاجية، أما إذا استخدمت الاجتماعات باعتدال، فإنها يمكن أن تولِّد الابتكار وتعزِّز الإنتاجية وتبني روح الفريق، ويمكن الاستفادة من غرف الدردشة الإلكترونية في عقد اجتماعات أقل تكرارًا بمشاركة العاملين عن بُعد.

 

"مهما كان ما يواجه العالم، سواء كان ذلك عاصفة ثلجية أو أي عوامل أخرى تمنع حضورك للمكتب، فإن القوى العاملة الموزعة هي التي يمكنها الاستمرار في العمل في كل الأحوال."

 

العلاقات الإنسانية في العمل الافتراضي:
لا تغفل أبدًا أهمية التواصل الإنساني لأن العمل عن بُعد يصبح أسهل عندما تتعرَّف على أفراد الفريق عن قُرب، لذلك من المفيد تنظيم لقاءات على مستوى الشركة مرة أو مرتين سنويًا، تجمع فيها العاملين عن بُعد مع العاملين في المكاتب يمكن خلالها مناقشة المشاريع والتخطيط للمستقبل والتعرُّف على بعضهم البعض.
على المستوى الشخصي، تحدَّث إلى كل عامل عن بُعد عبر الهاتف بين كل حين وآخر، ومن الأفضل أن تكون عبارة عن محادثات غير رسمية، لا تركز على قضية أو مشروع معين، وحاول تقييم أداء الموظف من خلال الوقوف على المشاكل البسيطة ومعالجتها قبل أن تصبح مشكلات كبيرة.

" إنشاء مجال متكافئ والحفاظ عليه - مجال يقف فيه من هم في المكتب ومن هم خارج المكتب على قدم المساواة."

 

العيش والعمل عن بُعد
يمكن أن يؤدي استبدال دوام العمل التقليدي بدون ترتيب دقيق إلى ربكة تجعل الخط الفاصل بين العمل والحياة الشخصية غير واضح، لتجد نفسك في دوامة العمل الإضافي والوقوف على سير المشاريع، أو متابعة الأفكار التي تخطر على بالك في ساعات غير منتظمة، وتتجلَّى هذه الربكة عند التعامل مع أعضاء فريق يعملون من مناطق زمنية مختلفة، المحصلة أنك ستجد نفسك تعمل أكثر من اللازم، بالتالي أنت عُرضة لخطر الإرهاق، لذلك ننصحك ببعض الخطوات التي تساعد على فرض جدول ليوم العمل:

• امتلك ملابس عمل خاصة: تخصيص ملابس للعمل وأخرى خاصة للعب يساعد على رسم معالم حياتك.
• امتلك مكتبًا: خصص مساحة في منزلك لتكوين مكتبًا، ولا تعمل عندما تكون مع عائلتك، بما في ذلك التحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل.
• قسِّم يومك إلى أقسام: على سبيل المثال، خصِّص فترة الصباح للتواصل مع الفريق، وفترات بعد الظهر للعمل الجديد.
• استخدم جهازي كمبيوتر: أحدهما للعمل وآخر للترفيه، فهذا يقلل من الرغبة في التحقق من رسائل البريد الإلكتروني أو فتح برامج العمل خارج ساعات الدوام.
• قيِّم التقدم اليومي: من خلال تحديد الإنجازات والإخفاقات وقياس الرضا النفسي عن أداءك.

 

التعايش مع العزلة
أحياناً يشعر العاملون عن بُعد بالعُزلة، ويجدون بعض الصعوبة في الاندماج مع وتيرة العمل، في هذه الحالة يمكنك التوجُّه إلى أي موقع خارجي تتحرَّر فيه من تقاطعات المكتب، وتستمتع بصحبة الآخرين فالتواجد مع الناس يمكن أن يحفِّزك لتكون أكثر إنتاجية.
على المدى البعيد يمكن أن تبحث عن مساحات العمل المشتركة المتخصصة في إيجار المكاتب باليوم، ويمكن أيضًا تقسيم اليوم لتعمل في الفترة الصباحية من المنزل، وبعد الظهر من المكتب، وينبغي أن تحرص على تخصيص وقت الفراغ لممارسة الأنشطة اليومية مثل الرياضة وقضاء وقت مع الأسرة.

 

فكِّر في صحتك
في غمرة الانشغال بالعمل لا يجب أن تُهمل صحتك ولياقتك البدنية، فقد أظهر بحث (Aetna) لصحة القوى العاملة أن العاملين عن بُعد يميلون إلى أن يكونوا أبطأ في حركتهم؛
لذلك من المهم تخصيص وقت للرياضة والمشي، وبحث إمكانية تثبيت المعدات الرياضية في المنزل، بجانب الاهتمام بتهيئة المكتب المنزلي من خلال اختيار مكتب وكرسي وشاشة كمبيوتر مريحة للظهر والعينين.

 

عن المؤلفين
(David Heinemeier Hansson) و(Jason Fried) المؤلفان المشاركان لكتاب (Rework) الأكثر مبيعًا في  صحيفة نيويورك تايمز، أسسا معًا شركة البرمجيات. (Signals37)