التواصل مع الفريق عن بُعد

مدخل:

بعد سنوات من العمل والنجاح، يكشف (Kevin Eikenberry) و(Wayne Turmel) المؤسسان المشاركان لمعهد القيادة عن بُعد، الستار عن استراتيجيات النجاح التي يحتاجها العامل عن بُعد، ويشرحان كيفية تأثير هذه الاستراتيجية على الحياة المهنية على المدى الطويل، ويوضحان الخبرات العملية التي تساعد العاملين من المنزل في أداء الأعمال وتحقيق الأهداف.

 

العناوين:

• العمل عن بُعد يتطلب التفاني في العمل الجماعي، والاتصالات الجيدة، والالتزام العالي بوظيفتك.

• تبني عقلية زميل في الفريق.

• العمل عن بُعد له فوائد جليَّة وعيوب ملموسة.

• الحفاظ على الطاقة أسهل للعاملين في المكاتب منه للعاملين عن بُعد.

• الإنتاجية والمبادرة والإمكانات هي العناصر الثلاثة المهمة للعمل عن بُعد.

• النجاح يعتمد على مساهمتك في العمل الجماعي. والنظر إلى الأهداف من زاوية أوسع. 

• اتبع جدولًا يوميًا مع أوقات ثابتة لبداية دوام العمل ونهايته وأوقات الاستراحة.

• تأكد من أنك تعمل على الأشياء الصحيحة.

• البقاء تحت أنظار رئيسك في العمل.

• العمل عن بُعد يتطلب تحديد الأولويات وإجادة استخدام الأدوات التقنية والتفكير المُنتج.

 

التفاصيل:

العمل عن بُعد يتطلب التفاني في العمل الجماعي، والاتصالات الجيدة، والالتزام العالي بوظيفتك:

في السنوات الأخيرة كانت كل المؤشرات تقول إن موقع العمل يمضي نحو التحول للعمل عن بُعد، لكن ظهور جائحة فيروس "كورونا" أدى إلى تسريع وتيرة هذا التحول، ففي لحظة، أصبح متاحًا لأي شخص لديه القدرة على العمل من المنزل أن يفعل ذلك، وبعد نهاية الجائحة وجد العاملون أنفسهم أمام تحدي جديد، حيث بات على عدد أكبر من الأشخاص امتلاك مهارات العمل عن بُعد أكثر من أي وقت مضى، ويجب على هؤلاء تكريس أنفسهم لتحقيق الأهداف المشتركة من خلال العمل مع زملائهم في مناطق زمنية وأماكن مختلفة؛ ويتعيَّن عليهم أن يجتمعوا على الرغم من التباعد الجسدي، والتنقل بين أنماط جديدة من العمل، حيث يعمل البعض من المنزل، والبعض الآخر من مكتب أو مركز إقليمي، ويعمل آخرون على نموذج هجين ــ بعض الأيام في المنزل، وبعض الأيام في المكتب.

 

تبني عقلية زميل في الفريق:

أعتبر نفسك زميل في العمل عن بُعد، يتمتع بكامل الأهلية ومتواصل وملتزم. إن تبنِّي هذه العقلية سيساعدك على تحقيق روابط اجتماعية وعاطفية مفيدة للغاية، وليس مجرد معاملات، فالنظرة إلى زميل الفريق هي أكثر من مجرد قبول التعامل مع شخص، بغض النظر عن موقع عمله، يقدم تقاريره إلى نفس الرئيس،

بل يتعلق الأمر بالالتزام والجهد الذي تقدِّمه لتصبح:

1. زميل حقيقي: لديه قائمة مهام موازية، ويتشارك مع زملاء الفريق روابط عميقة ويعملون معًا بشكل وثيق.

2. مُتصل: صلة وثيقة بالعمل نفسه، والمشرفين واستراتيجية المؤسسة وزملاء الفريق، بما يتجاوز شبكة الـ (wi-fi).

3. مُتفاعل: يشارك الموظفين في أنشطة المؤسسة، ويصبح جزء العلاقات الجيدة بين العاملين من خلال المشاركة الحقيقية التي تحقق قدرًا أكبر من الرضا، وتعزز الإنتاجية، وفرص النمو وتنفيذ المشاريع الجديدة.

 

العمل عن بعد له فوائد جليَّة وعيوب ملموسة:

يقدِّم العمل عن بُعد العديد من الفوائد والفرص مثل التركيز على العمل دون تشويش، وإمكانية إنشاء بيئة مريحة بترتيبات شخصية، وتخطيط وتنفيذ الجدول الزمني الخاص بك، فالعامل الوحيد أثناء العمل من المكتب المنزلي، أو في مكان آخر، جزء من فريق واحد على الأقل، ومع ذلك، فإن العمل عن بُعد يكون مواجهًا بتحديات يومية،

من أجل التغلُّب عليها يجب عليك القيام ببعض الإجراءات، منها:

• أدي عملك في الوقت المحدَّد؛ خطط وجدول عملك بعناية.

• حدِّد أولوياتك في إنجاز المهام التي تحتاجها المؤسسة وفريق العمل.

• أسِّس وحافظ على علاقات عمل جيدة مع رئيسك في العمل وزملائك في الفريق.

• تغلَّب على مصادر الإزعاج في موقعك البعيد وابتعد عن كل مسببات الضجَّة.

• اضبط سلوكك وتواصلك لتلبية متطلبات العمل عن بُعد.

• أبحث عن قوة الشخصية التي ستبقيك متحفزًا ومنتجًا بدون تشجيع أو مراقبة من أحد.

 

الحفاظ على الطاقة أسهل للعاملين في المكاتب منه للعاملين عن بُعد:

عندما تعمل في مكتب، هناك طاقة في الهواء. يمكنك الشعور بها. في بعض الأحيان قد تطغى عليك هذه الطاقة، بضجيجها وانقطاعاتها، ويمكن أن تصرف انتباهك وتتداخل مع تركيزك، يفضل الكثيرون العمل عن بُعد والبقاء بمفردهم بلا زملاء مزعجين أو ضوضاء في الخلفية؛ ولكن عندما تعمل بمفردك، فأنت مصدر الطاقة الخاص بك. أنت بحاجة إلى توليد ما يكفي من التحفيز للحفاظ على بطاريتك العقلية مشحونة وجاهزة للتشغيل، لكن يجب أن تضع في الاعتبار أن معظم الناس - حتى الانطوائيون – بحاجة إلى وجود الآخرين حولهم ليظلوا منتجين ومتفاعلين؛ لذا اعرف نفسك، وفكِّر فيما إذا كنت بحاجة إلى أشخاص آخرين حولك لمساعدتك على البقاء منتجًا.

 

"في العمل عن بُعد أنت بحاجة إلى الاعتماد على الأشخاص لتحقيق الأهداف، وهم بحاجة إلى الاعتماد عليك، ومع ذلك نادرًا ما يرى بعضكم البعض."

 

عناصر النجاح والتميُّز في العمل عن بُعد:

 

يجب على العاملين عن بُعد الانتباه إلى ثلاثة عوامل:

1. الإنتاجية:

رئيس في العمل يجب أن يقرِّر ما إذا كان بإمكانك أن تكون منتجًا لو كنت تعمل بشكل مستقل أو من مكتب في وسط المدينة، لذلك سواء كنت تعمل عن بُعد أو في المكتب، يجب عليك إنجاز عملك، واجعل رئيسك يُدرك أنك موجَّه ذاتيًا، وأنك ستعمل مع زملائك البعيدين لمساعدة الفريق بأكمله ليكون مُنتجًا.

2. المبادرة:

عندما تكون مبادرًا، فإنك تتحسَّب للمستقبل وتكيِّف نفسك وأفعالك وفقًا لذلك، وتصبح قادرًا على اغتنام الفرص، وهو أمر يقدِّره جميع الرؤساء في موظفيهم.

3. المقدرة:

إذا لم تتعامل مع الأمور بإدراك وحساسية تجاه احتياجات زملائك في الفريق قد يكون الأداء الفعال أمرًا عسيرًا، بل يمكن أن تتسبَّب في إثارة غضبهم بالتالي إفساد حياتك المهنيَّة، لذلك تواصل مع زملائك بشكل فعَّال. ولك أن تعلم أن التواصل المقتضب مع فريق العمل عن بُعد يمكن أن يُحدث فراغًا بين أعضاء الفريق، على الأخص مع الرؤساء، كما أن التواصل غير المدروس سيقوِّض فرص نجاحك، بغض النظر عن مدى توفيقك في العمل.

 

"زميل الفريق لا يفكر فقط في إنجاز أكبر قدر من العمل وأفضله في الوقت المخصَّص له، ولكن أيضًا يفكر في كيفية مساعدة بقية الفريق والمؤسسة على تحقيق أهدافها."

 

النجاح يعتمد على مساهمتك في العمل الجماعي. والنظر إلى الأهداف من زاوية أوسع:

أثناء أداء عملك الفردي يجب عليك مقاومة النزعة الضيِّقة والتفكير في كيفية توافق عملك مع عمل زملائك؛ للقيام بهذا، تصوَّر مربعًا به صندوقان يحتوي أحدهما على جميع الأنشطة والمهام التي تقوم بها بنفسك، فيما يحتوي الصندوق الآخر – وهو الأكبر – على أعمال زملائك، ويتميز هذا الصندوق بطبيعة العلاقات والثقة والتواصل والتعاون التي تبنيها مع زملائك في فريق العمل عن بُعد، إذًا يتوجَّب عليك أن تضع الصندوق الثاني في الاعتبار طوال يوم عملك فالعمل الجماعي عن بُعد يتطلَّب منك أن توسِّع أفكارك إلى ما هو أبعد من احتياجاتك واهتماماتك المباشرة، حيث ينبغي أن تعرف ما يحتاجه رئيسك وزملائك في الفريق ومساعدتهم على تحقيق أهدافهم، ولا بأس أن تسعى لطلب ملاحظات من رئيسك في العمل وزملائك في الفريق الافتراضي.

 

"يهتم زملاء الفريق بأقرانهم ونتائجهم ونجاحهم. وعندما يفعلون ذلك، فإنهم يتحملون مسؤولية مساعدتهم على النجاح".

 

اتَّبع جدولًا يوميًا مع أوقات ثابتة لبداية دوام العمل ونهايته وأوقات الاستراحة:

أجعل برنامج عملك عادة في مدة تتراوح بين 40 – 60 دقيقة، ثم خذ راحة لمدة 10 دقائق، وذلك لأن الحفاظ على الإلهام يمكن أن يُشكِّل تحديًّا عندما تعمل بمفردك، في ظل وجود عناصر التشتيت في كل مكان حولك، وأفضل طريقة لمواصلة التركيز في عملك هي التخطيط للوقت الرسمي لبدء العمل والتوقف، حيث يمكنك إنشاء برنامج معتاد يجعل هذه الأوقات عناصر أساسية في جدولك اليومي؛ نظِّمه والتزم به دون أن تهمل إدراج فترات الراحة في جدولك الخاص بك، ومن الضروري أن تجدِّد انتعاشك من خلال الوقوف أو التمدُّد أو ممارسة الرياضة أو المشي لفترة قصيرة أو أي نشاط آخر بعيدًا عن مكتبك يُضفي عليك حيوية.

 

تأكَّد من أنك تعمل على الأشياء الصحيحة:

تعتمد الإنتاجية في العمل عن بُعد على الالتحاق بالوظائف المناسبة وعدم تشتيت الانتباه بمهام أقل أولوية فالبقاء مشغولًا لا يعني كونك منتجًا؛ لذلك غيِّر مصطلح إدارة الوقت إلى إدارة الاختيار. وهذا يعني اتخاذ خيارات ذكية بشأن كيف تقضي يومك. ويمكنك أنت ورئيسك في العمل قياس إنتاجيتك وفقًا لذلك، ومن المؤكد أن رئيسك سوف يفعل ذلك، وإذا كنت تريد تواصلًا أفضل في موقع عملك، فيجب أن تدرك أن إنشاء تواصل أفضل عن بُعد يبدأ منك.

 

البقاء تحت أنظار رئيسك في العمل:

احرص على جعل مديرك لا ينساك وسيكون سعيدًا حين تؤدي عملك بكفاءة عالية، لذلك تجنَّب السماح لما هو بعيد عن الأنظار أن يصبح بعيدًا عن البال، وحافظ على وجودك بالمشاركة في جميع الاجتماعات عن بُعد، التطوع عند المهام الصعبة، وشارك خبرتك مع زملائك في الفريق الافتراضي ورئيسك في العمل. تأكَّد من أن الجميع يعلم أنك تعمل بجد.

يمكن القول إن معظم الرؤساء والموظفين يعانون دائمًا من الانعزال، لكن هذا الانعزال يصبح أكثر وضوحًا عندما تعمل عن بُعد، لذلك إن معرفة ما يفترض بك القيام به أمر مهم، ولكن بشكل خاص عند العمل عن بُعد، حيث نحتاج أيضًا إلى معرفة كيفيَّة القيام بذلك.

 

العمل عن بُعد يتطلَّب تحديد الأولويات وإجادة استخدام الأدوات التقنيَّة والتفكير المُنتج:

عند العمل مع الزملاء في نفس المكتب إذا كنت بحاجة إلى معلومة حول مهمتك أو غيرها، فالأمر ليس مُعقَّد يمكنك ببساطة زيارة المكتب المجاور وسؤال الشخص الذي يمكنه مساعدتك وشرح ما هو المطلوب، وبما أن العاملين عن بُعد ليس لديهم هذا الخيار، فهم مطالبين برفع قدراتهم الاستيعابية والتفاعلية،

 

من خلال:

1. فهم ما يجب أن يفعله كل زميل في الفريق حتى يحقق الفريق أهدافه المشتركة:

يجب عليك أن ترى ما هو أبعد من ظروفك واحتياجاتك المباشرة، وهذا يعني معرفة العمل الذي يتعيَّن على الفريق القيام به، وكيف سيتم قياس مدى النجاح، وما هي الأهداف التي يجب عليكم تحقيقها، والجمهور وأصحاب المصلحة الذين يقدِّم لهم الخدمة.

 

2. تطوير المعرفة الشاملة بالتقنية والأدوات والعمليات التي تساهم في تحقيق النجاح:

استخدم العناصر الأساسية بشكل صحيح لمساعدة فريقك على النجاح.

 

3. تحديد الأولويات في المهام بحيث يكون عمل الفرد موازٍ لعمل الفريق:

قد يكون تحديد الأولويات أمرًا صعبًا بالنسبة لزملائك في فريق العمل عن بُعد، لذلك استخدم وجهة نظر بعيدة المدى لتمييز أولوياتك وتعلَّم كيفيَّة التمييز بين العاجل والمهم.

 

"الاتصال هو رسالة تم إرسالها، ورسالة تم استقبالها، ورسالة تم فهمها."

 

لتحقيق النجاح في العمل وأن تكون زميلًا فعالاً عن بُعد:

• أسِّس برنامج عمل جيد:

يساعدك برنامج العمل الثابت على بدء كل يوم بذات الطاقة والعزم، وتقليل التوتر، وإدارة يومك، والحفاظ على إنتاجيتك، ففي المكتب التقليدي من السهل نسبيًا الحفاظ على برنامج عمل منتظم؛ وحتى إذا فشلت في متابعة تدفق وانحسار العمل اليومي، يمكن أن يساعدك على تنظيم وقت العمل، لذلك أنت بحاجة إلى نفس النمط الثابت عند العمل عن بُعد. 

 

• ضع التوقعات الصحيحة:

ومن المهم أن تتواصل مع رئيسك في العمل وتحدِّدان معًا ما يريده منك بالضبط، وقم بتنفيذه في الوقت المحدَّد وبما يتوافق مع توقعات رئيسك في العمل، وانتبه إلى أنه إذا كانت كمية ونوعية العمل الذي يتوقعه منك رئيسك أكبر مما تفترض أنك ستقوم بتنفيذه، فأنت لديك مشكلة يجب معالجتها، ويُعد هذا التباين من المشكلات الشائعة عند العاملين الافتراضيين.

 

• تواصل بفاعلية:

يعتمد نجاحك ونجاح فريقك على التواصل المستمر والممتاز.

 

• قم ببناء الثقة مع زملائك في الفريق:

يحتاج أعضاء الفريق البعيدين إلى الثقة في أن زملائهم المتواجدين في المكتب يدعمونهم، في المقابل يجب على المديرين والموظفين في المكاتب أن يثقوا في أن زملائهم في فريق العمل عن بُعد سيتحملون جزءًا من المهام المشتركة للفريق، لذلك يجب على كل عضو في الفريق، أن يساهم في تحقيق الهدف المشترك وأن يثق في مهارات ودوافع كل فرد في فريق العمل.

 

• ركِّز على حياتك المهنية:

فكِّر في حياتك المهنية والمكان الذي تريد أن تكون فيه مستقبلًا، وفرص التقدم التي يوفرها لك صاحب العمل، وإمكانياتك للمنافسة في سوق العمل في تخصصك بالتطوير المستمر، إلا أن السؤال الأهم هو: ما الذي تهدف إلى تحقيقه في حياتك المهنية؟ تعتمد سعادتك المهنية في المدى الطويل على إجاباتك عن هذه الأسئلة وأسئلة مماثلة.

 

• تعرَّف على كيفية قيادة فريق عمل عن بُعد:

عندما تقود فريق عمل فإنك ترتدي ثلاث قبعات: "القائد" و"عضو الفريق" و "المُيسِّر". ولكي تكون قائداً رائعًا لفريقك العمل ساعد زملائك كقائد على المشاركة والتواصل، وأسعى جاهدًا لبناء علاقات عمل جيدة كعضو في الفريق، وباعتبارك ميسِّرًا فكِّر في المعلومات التي تريد مشاركتها مع فريقك وكيفية مشاركتها.

 

عن المؤلفين:

 (Kevin Eikenberry) هو المسؤول الرئيسي في (Kevin Eikenberry Group) والمؤلف المشارك مع (Wayne Turmel) لكتاب "قائد فريق العمل عن بُعد: قواعد للتميُّز" وكتبا أيضًا "قائد العمل عن بُعد: قواعد للقيادة الرائعة عن بُعد" وقاما معًا بتأسيس معهد القيادة عن بُعد.